コロナ渦によりデジタル化の波は変革を後押しされ、通信インフラを取り巻く情勢が変わりつつあります。コールシステムの導入も、今ではパソコンの性能が向上したことで、個人での導入が簡単になりました。
ただ、コールシステムとひと言でいっても各社によって様々な機能があり、必要でない機能が付いているシステムを選んでしまうと、せっかくかけた労力や費用が無駄になることもあるんです。
そこで、今回は失敗しないコールシステム選びについてご紹介します。
1.業務に必要な機能を確認しよう
コールシステムの導入を決めたら、まず業務に必要な機能を改めてリストアップすることをオススメします。
というのも、コールシステムには基本的な機能の他に、様々なオプションが付いていることが多々あるんです。
業務で必要としないオプションをあらかじめ外すことができれば、不要な機能に対してお金を割くこともなく、コストランニングの良い設備に投資することができます。
では、必要な機能とはどんなものがあるのでしょうか？
ここでは、一例として一般的に必要性の高い機能についてご紹介します。
- 顧客情報のリスト登録
- 架電禁止番号の登録
- 架電リストの配分
- 架電結果の管理
- 通話録音機能
- ささやき、モニタリング機能
コールシステムを使った業務は、1つ1つの作業をいかにスピーディーに行えるかで効率が変わってきます。その為には、ダイヤルする時間やかけ間違えなどで発生する時間のロスをなくすことが大切です。
また、細かなリスト管理でお客様情報を適切に把握し、サービスの精度を上げることも求められます。
さらには“業務の見える化”を図ることで、実作業する人も、管理者もスムーズに業務を行うことができるようになるんです！
逆に言えば上記の機能を判断材料に、これら以外の機能は本当に必要なのかを十分に検討してみてください。
2.デモが利用できるコールシステムを使って比較検討する
業務ツールの使い勝手は、使用感を確かめた上で検討するのが一番！
できれば、購入前に画面を使いながら体験できるコールシステムがあればいいですよね。
実はコールシステムのサービスには、無料のお試し期間が設けられているサービスもあるんです！
先程見た「顧客情報のリスト機能」や「架電結果の管理」などの必須と思われる機能も、その使い勝手はコールシステムごとに様々です。
機能の有る無しだけではなく、画面の見やすさや動作のスムーズさなど、コールシステムごとに異なる使い勝手まで、“お試し”することで賢く上手に比較検討することが大切です。
実際にコールシステムに触るのは業務を行なうオペレーターや管理者ですから、年齢や性別などに左右されず、誰でも、簡単に、どこでも使いやすいシステムを選ぶのがベスト。
そのためにも、購入前に使用感を試すことができるシステム選びをしましょう！
3. 解約金や違約金が発生しない柔軟な料金体系のコールシステムを探そう
「本当に必要な機能を付けて、お試しをして、納得した上で購入しました！」。
――しかし、時間が経てば状況は変わります。
ベストなコールシステムを導入したとしても、そのコールシステムをずっと使い続けることができるとはかぎらないのです。
例えば、サービスを提供する会社が使用料の改定を行う場合もありますし、自社の予算配分に変更が生じて費用対効果が合わなくなったりする場合もあります。
また、自社の業務形態や業務内容の変更に合わせて、ある会社のコールシステムから別の会社のコールシステムへ乗り換える――なんて事もありえるんです。
つまり、コールシステムの導入時には、いつの日かそれを使わなくなる可能性まで視野に入れておく必要があります。
だからこそ気をつけておきたいのが、コールシステムの解約金や違約金の問題です。
コールシステムの契約期間は、サービスを提供する会社によっては「年契約」になっている場合もあり、契約後に使い勝手の悪さに気づいて解約したいと思っても、契約期間内の料金の支払い続けないといけないケースもあります。
また「最低利用期間」を設けている提供会社もあり、短期間で解約をすると違約金が発生する場合もあるので、注意が必要です。
ですので、コールシステムを選ぶ際は、金額の大小だけでなく、料金体系についても比較検討することをオススメします。
いつでも解約ができて、違約金が発生しないシステムを選んでおけば安心ですからね。
また、繁忙期など時期や状況によっては、オペレーターの増減をすることもあると思います。 その時々のブースの増減に柔軟に対応してくれるかどうかも忘れずに重要視してくださいね！
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